Das A und O ist die Planung
5 Fragen zu “Make or buy” ERP-Software 2019 – Standard- versus Individualsoftware – und zur Umstellungsproblematik
Interview mit Dirk Bingler – Sprecher der Geschäftsführung der GUS Deutschland GmbH
1. ERP-Systeme sind schon lange Standard im Mittelstand. Wo sehen Sie die Gründe dafür, dass das Zusammenspiel verschiedener ERP-Systeme, zum Beispiel denen von Kunden und Lieferanten oder denen von Konzerntöchtern und Konzernzentralen, auch heute immer noch schwierig und komplex ist?
Ein wesentlicher Punkt ist, dass viele Mittelständler ihre ERP-Systeme on-premise in ihrem abgesicherten Unternehmensnetzwerk betreiben. Eine Verbindung zu anderen Geschäftspartnern herzustellen, ist daher aufwändig und birgt immer Sicherheitsrisiken.
Dirk Bingler
Erschwerend kommt hinzu, dass – auch bei ERP-Systemen desselben Herstellers – verschiedene Release- und Customizing-Stände sowie individuelle Anpassungsentwicklungen im Einsatz sind. Für eine Kommunikation zwischen Unternehmen müssen die Daten bzw. Nachrichten dann mithilfe der Standardschnittstellen erst einmal „übersetzt“ werden.
2. Genauso schwierig gestaltet sich oft die ERP-Anbindung von Fremdsystemen (CRM, WMS, PIM, Online-Shop).
Hat das die gleichen Ursachen – oder kommen weitere Aspekte hinzu?
Im Großen und Ganzen hat das ähnliche Ursachen. Allerdings ist die Vielfalt an CRM-, WMS-, und PIM-Systemen oder auch Webshops ungleich größer als bei ERP-Anwendungen. Zudem sind Nachrichtentypen zwischen diesen Systemen noch weniger standardisiert. Grundvoraussetzung ist, dass ein ERP-System alle gängigen und modernen Kommunikationsprotokolle, wie zum Beispiel REST, unterstützt. Generell sollten Unternehmen, die neben dem ERP weitere IT-Anwendungen nutzen, klar definieren, welches System für welche Daten das führende ist. Ist eine Artikelbeschreibung also eher im ERP oder im PIM hinterlegt? Oder erfasse ich meine Ansprechpartner bei einem Interessenten führend im CRM- oder im ERP-System?
Dirk Bingler
3. Inwiefern würden gemeinsame Datenmodelle, wie sie z. B. Adobe, Microsoft und SAP mit ihrer im September 2018 lancierten Open-Data-Initiative anstreben, das Zusammenspiel der ERP-Systeme untereinander und mit Fremdsystemen verbessern?
Die Idee ist grundsätzlich sehr gut. Allerdings setzt ein solcher Ansatz voraus, dass das hauseigene ERP-System das gemeinsame Datenmodell auch unterstützt und dass die Informationen zentral synchronisiert werden, beispielsweise in der Azure Cloud. Liegen die Daten zentral für alle Anwendungen vor, bleiben aber die notwendigen Geschäftsregeln dezentral in den jeweiligen Applikationen bestehen.
Dirk Bingler
Aus meiner Sicht liefert die Open-Data-Initiative daher primär eine gemeinsame Auswertungs- und Analyseplattform, zum Beispiel im Zusammenhang mit KI-Anwendungen. Für die Durchführung von applikationsübergreifenden Transaktionen hat sie meines Erachtens aktuell keine Relevanz.
4. Ein Problem bei der Integration heißt heute „Schnittstelle“: Was empfehlen Sie IT-Leitern, wie sie die berüchtigte Schnittstellen-Problematik vermeiden oder zumindest beherrschen können?
Das A und O ist eine gründliche Planung. IT-Leiter sollten eine Landkarte aller Datenobjekte und Datenflüsse über sämtliche Anwendungen erstellen, die im Unternehmen genutzt werden. Für jedes Geschäftsobjekt ist das führende Systeme zu definieren. Darauf aufbauend lassen sich die optimale Verteilungsstrategie (zentrale Integrationsplattform, Hub and Spoke etc.) und damit auch die Schnittstellen definieren.
Dirk Bingler
Anwendungen wie der Digital Hub Service der Gus Group können hier unterstützen. Über den Service lassen sich ganz einfach REST-Schnittstellen konfigurieren. Das ermöglicht es Unternehmen, für die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten oder mobilen Mitarbeitern nur einzelne Teile und Funktionen eines ERP-Systems sicher nach außen zu öffnen. Dabei wandern keinerlei Stammdaten in die Cloud. Wenn keine modernen Schnittstellentechnologien in den IT-Systemen vorhanden sind, dann bietet „Robotic Process Automation“ (RPA) eine Alternative. Hierbei simulieren Roboter einen menschlichen Anwender im Umgang mit der Benutzerschnittstelle.
5. Eine bewährte Schnittstelle zwischen ERP-Systemen, vor allen Dingen über Firmengrenzen hinweg, bilden schon lange EDI-Systeme. Was fehlt bewährten Standards wie EDIFACT noch? Dort sind doch bereits über 200 klar definierte „EDIFACT-Nachrichten“ geschaffen, über die ERP-Systeme unmissverständlich Bestellungen, Rechnungen, Lieferavise, Frachtbriefe oder Zollerklärungen austauschen könnten.
Das ist richtig, EDIFACT ist ein seit Jahren bewährter Standard. Trotzdem ist die Implementierung und Nutzung von EDI-Systemen heute noch relativ aufwändig und teuer. Zudem sind Standards wie EDIFACT überwiegend auf den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ausgerichtet, für PIM- oder CRM-Systeme eignen sie sich weniger. Trotz aller Standardisierung: Ohne individuelle Vereinbarungen zwischen den Geschäftspartnern, vor allem zu den Dateninhalten (z. B. was sind Pflichtfelder und was nicht), geht es in der Regel nicht.
Dirk Bingler
