GUS QM-Handbuch - Dokumentation

(Version 1.4 vom 13.02.2012)

Dokumentation

Struktur der QM-Vorgabedokumentation

Die Vorgabedokumentation unseres Managementsystems besteht neben diesem Management-Handbuch aus Prozessbeschreibungen, Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Checklisten (nicht öffentlich), die Prozessabläufe beschreiben und Vorgaben zu deren ordnungsgemäßen Durchführung beinhalten. Weiterhin wird in diesen Dokumenten auf mitgeltende Formulare, Checklisten und Leitfäden (nicht öffentlich) verwiesen. Alle QM-Vorgabedokumente sind mit Revisionsstand eindeutig identifizierbar.

Aktualisierung, Prüfung und Freigabe der QM-Vorgabedokumentation Verantwortlich für die Aktualisierung der QM-Vorgabedokumentation sind die jeweiligen Prozessverantwortlichen. Für die Unterschriftenregelung zu QM-Vorgabedokumenten gilt:

⇒ Erstellung ⇒ Autor
⇒ Prüfung ⇒ Prozesseigner, Prozessmitwirkung, QM-Beauftragter
⇒ Freigabe ⇒ Sprecher der Geschäftsführer

Die Lenkung der QM-Vorgabedokumente (nicht öffentlich) erfolgt durch den Organisationsbereich QM. Dieser stellt sicher, dass die jeweils gültige Version der Vorgabedokumentation allen Mitarbeitern des Unternehmens zur Verfügung steht und bekannt ist. Jedes QM-Vorgabedokument behält grundsätzlich stets seine Gültigkeit bis zur offiziellen Freigabe einer neuen Version oder einer Rückziehung des Dokumentes. Auch die beabsichtige Optimierung und/oder Änderung eines Prozesses unterliegt den Vorgaben freigegebener QM-Vorgabedokumente, d.h. der Anwendung bestehender Regeln. In Abstimmung mit dem QM-Beauftragten kann ein Prozessverantwortlicher jedoch ein Pilotprojekt und/oder eine Ausnahme definieren, die nicht den bestehenden Regularien unterworfen wird. Dies bindet jedoch ausnahmslos an die schriftliche Freigabe des QM-Beauftragten. Sollte es im Einzelfall einmal nicht möglich sein, bestehende Regeln anzuwenden (z.B. weil eine Situation in der Vorgabe nicht berücksichtigt ist), ohne dass dies mit dem QM-Beauftragten abgestimmt werden kann (z.B. wegen einer notwendigen kurzfristigen Entscheidung), so ist dies durch den Prozessverantwortlichen schriftlich mit Angabe der Ausgangslage und den Überlegungen, die zur Abweichung geführt haben bzw. führen werden, zu dokumentieren und dem QM-Beauftragten zu übermitteln.

Herausgabe von QM-Vorgabedokumenten

Das QM-Handbuch ist öffentlich und darf als Kopie an Kunden und andere interessierte Parteien weitergegeben werden. Es handelt sich dabei jedoch ausschließlich um Informationsexemplare, welche nicht dem laufenden Änderungs- und Austauschdienst unterliegen. Sie entsprechen nur bei ihrer Herausgabe dem aktuellen Stand. Andere Dokumente, wie zum Beispiel Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen (nicht öffentlich), beinhalten Know-how unseres Unternehmens und sind daher vertraulich zu behandeln. Ihre Herausgabe an Stellen außerhalb unseres Unternehmens bedarf in jedem Einzelfall der Genehmigung durch die Unternehmensleitung.

Daten und Aufzeichnungen

In unserer QM-Vorgabedokumentation sind Art und der Umfang notwendiger Aufzeichnungen vorgegeben. Prüfergebnisse werden zu den jeweiligen Prozessen und Produkten aufgezeichnet. Solche Aufzeichnungen dienen dem Nachweis der durchgeführten Prüfung sowie der Dokumentation der Ergebnisse. Diese Nachweise werden regelmäßig durch die Prozessverantwortlichen ausgewertet, um Hinweise auf Veränderungen und Schwachstellen in der Organisation zu erhalten.

Simple Share Buttons
Simple Share Buttons