Automatisieren – aber wie?

Was heutige Buchhaltungslösungen (nicht) bieten

Die (Finanz-)Buchhaltung ist heute in fast jedem Unternehmen zu einem gewissen Grad automatisiert. Gerade im Zusammenspiel mit anderer Business-Software wie zum Beispiel ERP liegt jedoch noch viel Potenzial. Was können die heutigen Lösungen und an welchen Stellen schafft Automatisierung den größten Mehrwert? Ein kleiner Überblick.

Vordefinierte Geschäftsprozesse unterstützen im Rahmen einer digitalisierten Finanzbuchhaltung (Fibu) dabei, Belege und Buchungen automatisiert auszugleichen. Dazu gehören zum Beispiel auch feste Routinen für Dauerbuchungen, wenn bestimmte Bezahlvorgänge wiederkehren – etwa die monatlichen Abschlagsrechnungen der Energiekosten oder die des Internet-Dienstleisters.

Automatisierung heißt jedoch auch, dass ein Unternehmen bei der schrittweisen Digitalisierung seiner Buchhaltung das Rad nicht immer wieder neu erfinden muss, sondern Standardworkflows übertragbar und skalierbar sind. Ein Beispiel sind Datentabellen, die nur einmal angelegt werden müssen, sich aber für unterschiedliche Mandanten nutzen lassen – und zwar ohne Programmierung. Die hierfür notwendigen Anpassungen kann auch die Fachabteilung durchführen.

Nicht alles, sondern gezielt automatisieren

Zugleich sollten sich Unternehmen darüber bewusst sein, dass sich nicht alle Vorgänge automatisieren lassen. Viele Aufgaben beim Jahresabschluss oder zum Beispiel Rückstellungen gehören dazu. Und es macht auch oft keinen Sinn, hier mit dem Willen nach mehr Automatisierung über das Ziel hinauszuschießen, da es sonst schnell unwirtschaftlich wird. Den größten Nutzen erzielen Unternehmen bei jenen Vorgängen, die massenhaft Daten verarbeiten und häufig wiederkehren.

Grundsätzlich gibt es bei der Finanzbuchhaltung zwei Wege, um Vorgänge zu automatisieren: zum einen die Digitalisierung von Routinen, andererseits jedoch auch das Schaffen von Schnittstellen zu anderen Business-Lösungen. Diese zweite Variante ist in den vergangenen Jahren immer wichtiger geworden, weil Unternehmen im Zuge ihrer Digitalisierung eine Insellösung nach der anderen abschaffen und stattdessen auf Integration und Interoperabilität setzen. Ein Beispiel sind Währungen: Statt jeden Tag den aktuellen Währungskurs manuell eintippen zu müssen, kann die Buchhaltung diese jeweils von einem externen Spezialsystem importieren. Oder Inkasso-Büros: Der notwendige Datenaustausch mit ihnen lässt sich ebenfalls über Systemschnittstellen automatisieren.

Datenfutter fürs ERP-System

Nicht zuletzt sind Fibu-Systeme in vielen Fällen auf die Daten des jeweils eingesetzten ERP-Systems angewiesen, welche die Finanzbuchhaltung erhält. In der Regel und am einfachsten ermöglichen die jeweiligen Fibu-Lösungen dies über sogenannte REST-Schnittstellen (REST, Representational State Transfer). Denn auf deren Basis können Unternehmen die dabei notwendigen Tabellen selbst aus ihrem ERP befüllen und an die Fibu übergeben. Das fängt bei Adressen an, reicht über Bankverbindungen und Ansprechpartner bis hin zu den Personenkonten oder Kontierungsmerkmalen. Belegtechnisch geht es zumeist um Rechnungen, Gutschriften, Rückstellungen oder Intercompany-Buchungen.

Auch der immer häufiger gefragte digitale Rechnungseingang erfolgt in der Regel über Schnittstellen, bei denen die Unternehmen selbst entscheiden können, mit welchem Partner sie für welche Aufgabe kooperieren wollen. Diese Flexibilität ist allerdings nicht bei allen Buchhaltungslösungen selbstverständlich, da viele von ihnen über lange Zeiträume gewachsen sind und deshalb viele Abläufe und feste Partner vordefinieren. Sind diese einmal fest eingebunden, verfügen die Kunden zwar über eine integrierte Lösung, aber ohne Wahlfreiheit bei der Gestaltung ihrer Abläufe und bei potenziellen Partnern.

Zentrale Quelle der kaufmännischen Wahrheit

Eine möglichst flexible Anbindung der Finanzbuchhaltung kommt im Rahmen der allgemeinen Digitalisierung von Unternehmen jedoch eine immer wichtigere Rolle zu. Zumal es die Finanzbuchhaltung und die Kostenrechnung sind, die dem Management zeigt, wo ein Unternehmen (wirtschaftlich) steht. Sie ist sozusagen die zentrale Quelle der kaufmännischen Wahrheit und stellt damit ein wichtiges Element im Mix der eingesetzten Business-Lösungen dar. Aus ihr lassen sich viele zentrale Kennzahlen und Informationen gewinnen, mit deren Hilfe die Unternehmenszahlen aufgeschlüsselt und ein Unternehmen gesteuert werden kann.

Die in der Regel beste Lösung sind diesbezüglich ERP-Systeme, die eine Finanzbuchhaltung bereits integriert haben. Auch eine noch so gute separate Best-Practice-Lösung für die Buchhaltung macht hier kaum Sinn. Doch gibt es immer noch Teilbranchen oder Unternehmensausrichtungen, für die kein übergreifendes und modernes ERP-System existiert, etwa in Teilen der Logistik, für bestimmte Handelsunternehmen besonders im Bereich B2C oder im Verlagswesen oder der Bekleidungsindustrie. Dort verfügen die Firmen oft über sehr individuelle ERP-Lösungen ohne eine bereits integrierte Finanzbuchhaltung. Sie sind deshalb auf eine zusätzliche Lösung angewiesen.

Große Unterschiede zwischen den Lösungen

Die heutigen Fibu-Speziallösungen am Markt weichen zum Teil deutlich voneinander ab. Ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal ist zum Beispiel die Fähigkeit des mandantenübergreifenden Buchens (siehe Infokasten). Hinzu kommt der bereits ausgeführte Vorteile von Lösungen, die offene Schnittstellen zur Anbindung externer Systeme bereitstellen. Eine zunehmend wichtige Rolle spielen Alert-Systeme, die Abweichungen aufgrund eines Regelwerks erkennen und die Anwender darauf hinweisen, wenn Handlungsbedarf besteht.

Auf diese Weise ist eine zeitgemäße Finanzbuchhaltung nicht nur in der Lage, das Tagesgeschäft weitgehend selbstständig abzuwickeln, sondern liefert darüber hinaus auch Informationen und Daten, die bei der Unternehmenssteuerung hilfreich sind. Nicht zuletzt stellt die Bedienoberfläche der jeweiligen Lösung einen Erfolgsfaktor dar: Sie sollte die Unternehmensprozesse nachvollziehbar abbilden und zugleich von den Fachmitarbeitern flexibel an veränderte Geschäftsprozesse anpassbar sein – und zwar ohne zusätzlich notwendige Programmierung.

Cloud bislang noch im Hintergrund

Cloud-Services spielen bislang eine eher untergeordnete Rolle im Rechnungswesen. Während viele Unternehmen zum Beispiel bei ihrem CRM (Customer Relationship Management) nicht zögern, Ressourcen und Anwendungen in die (zumeist) Private Cloud zu verlagern, halten sie sich bei der Buchhaltung bisher zurück. Der Regelfall besteht vielmehr darin, dass die Finanzbuchhaltung dort läuft, wo auch das ERP-System verortet ist, also zumeist im eigenen Rechenzentrum. Zwar ist es grundsätzlich nicht schwierig, die Finanzbuchhaltung in die Cloud zu bringen. Vielmehr ist es die Frage des Datentransfers, der die größere Herausforderung darstellt. Schließlich lebt die Finanzbuchhaltung davon, Daten zu empfangen und abzugeben. Befindet sich das ERP-System dann technologisch gesehen zu weit entfernt, ist dieser Datentransfer nicht mehr optimal oder nur mit zusätzlichen Aufwänden zu gewährleisten.

Eine weitere wichtige Rolle bei der Auswahl einer Buchhaltungslösung ist die Branchenorientierung. So treten etwa bei Logistikdienstleistern zum Teil ganz andere Spezifika in den Vordergrund als zum Beispiel beim klassischen Handel. Eine Lösung, die verspricht, alle Branchen abdecken zu können, verspricht meist zu viel.

Faktor Mensch

Und nicht zuletzt braucht es neben der jeweiligen Software aufseiten des Lösungspartners auch die Menschen, die aus ihrem System etwas machen. Denn besonders im Mittelstand ist neben der eigentlichen Lösung auch die Qualität der Beratung und die Zusammensetzung des Teams des gewählten Partners erfolgsentscheidend – zumal es sich bei der Auswahl einer Buchhaltungslösung um eine Entscheidung handelt, die über viele Jahre tragfähig bleiben soll. Gerade im Mittelstand besteht die Erwartung, dass die Einführung und Weiterentwicklung der Lösung nicht über sogenannte „Implementer“ erfolgt, sondern vom Hersteller selbst. Denn nur so lassen sich kurze Wege, eine direkte Kommunikation, zentrale sowie Verantwortung übernehmende Ansprechpartner und das notwendige Branchen-Know-how seitens des IT-Dienstleisters sicherstellen.