GUS-OS Suite für den Schweizer Nachwuchs

Medela steht für innovative Lösungen im Gesundheitswesen. 1961 durch Ole Larsson gegründet, ist das Unternehmen auch heute – fünfzig Jahre – später im Besitz der Gründerfamilie. Ole Larsson machte es zu seiner persönlichen Mission, mit seiner Arbeit zur Gesundheitsförderung der Menschen beizutragen – indem er Forschungsergebnisse in die Entwicklung neuer Produkte einfließen ließ. Daraus resultierten die Medela Geschäftsbereiche Stillen und Healthcare.

Das Prinzip zeigt Wirkung: Produkte rund ums Stillen haben weltweit Innovationspreise erzielt: Für exzellentes medizinisches Design, Innovative Technologie, Bestes neues Produkt und nicht zuletzt: zahlreiche Leserpreise von begeisterten Eltern…

Hinter diesem Erfolg steckt nicht nur die Anwendung wissenschaftlicher Erkenntnisse, sondern hervorragende Planung und Qualitätsmanagement. Seit 2009 hilft die GUS-OS Suite dabei, diese Geschäftsprozesse am Hauptsitz im Schweizer Baar weiter zu optimieren. MEGOS – Medela mit GUS-OS – wurde das Projekt genannt, mit dem die Altsoftware abgelöst wurde, die unter anderem die Anforderungen der Food and Drug Administration nicht mehr erfüllen konnte.

Die FDA-Compliance von GUS-OS Suite und die Erfahrung der GUS in validierungspflichtigen Projekten waren deshalb wichtige Entscheidungskriterien für die GUS Schweiz als Projektpartner.

Deshalb stand nicht unbedingt die Definition neuer Geschäftsprozesse im Vordergrund, sondern die Umsetzung der bereits etablierten Prozesse mit Hilfe einer zukunftsfähigen Softwarelösung. Wichtig dabei: die stark heterogene Softwarelandschaft bei Medela sollte besser integriert werden, als dies zuvor der Fall war.

Zu den externen Systemen gehört ein Management Informationssystem, ein Lagerverwaltungssystem, eine Software zur Qualitätskontrolle, sowie diverse Subsysteme wie Prüfstationen oder Labeler. Dabei wurden die Schnittstellen nicht nur eins-zu-eins übernommen, sondern auch so gestaltet, dass die Integration effizienter gestaltet werden kann.

Dabei zeigte sich, dass das anwendungsintegrierte Workflow-Management in der GUS-OS Suite auch die Einbindung von Drittsystemen in umfassende Geschäftsprozesse unterstützt. Die Kommunikation mit anderen Systemen kann als Arbeitsschritt in die Workflows eingebunden werden. So war es auch möglich, abteilungs- und anwendungsübergreifende Prozesse zu designen.

Ein wichtiger Schritt zum reibungslosen “Go-Live” am 30. März 2009 war das Angebot der GUS Schweiz, ein Vorprojekt vorzuschalten, in dem die Detailspezifikation des neuen Systems aufgenommen werden sollte. Damit bestand früh Klarheit über den nötigen Anpassungsaufwand an der Software. Schließlich sollte nicht die Organisation an die Software angepasst werden – sondern umgekehrt. Für Medela bedeutete dies zusätzliche Sicherheit.

Erst dann startete die eigentliche Projektphase mit zusätzlichen Workshops und der Aufnahme der Feinspezifikation. Nach Abteilungen, Geschäftsprozessen beziehungsweise Zuständigkeiten wurde die Kompletteinführung in zehn Teilprojekte geteilt – zum Beispiel: Einkauf/Beschaffung, Logistik, Finanz- und Rechnungswesen. Zusätzlich einigte man sich auf einen pragmatischen Einführungs­prozess in drei Stufen: Erst die unverzichtbaren Prozesse, dann die notwendigen und schließlich die wünschenswerten Prozesse. Oder auf gut denglisch: Must-Haves, Should-Haves, Nice-to-Haves. Der Echtstart in Baar bedeutete nur den ersten großen Schritt. Denn Medela ist mit 1100 Mitarbeitern in 15 Tochtergesellschaften ein weltweit agierender Konzern. 600 Millionen Schweizer Franken Umsatz erwirtschaftete das Unternehmen 2016, von dem allerdings nur zwei Prozent auf dem Heimatmarkt Schweiz generiert wurden. Größter Einzelmarkt ist mit 54 Prozent die USA – gefolgt von Deutschland mit zehn Prozent Umsatzanteil. Und hier – in Deutschland setzt sich die Einführung von GUS-OS Suite fort. Im April 2011 ging GUS-OS auch in der Niederlassung in Eching bei München an den Start. Derzeit läuft die Einführung von GUS-OS in den Niederlanden. Geplant ist auch eine Ablösung der bisherigen Software für die Qualitätskontrolle durch GUS-OS Labor. Medela ist auf dem Weltmarkt zu Hause. Die GUS Group geht gerne mit.

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