Alpenhain setzt ERP Software der GUS-OS ein.

Alpenhain verbessert Planungs- und Simulationsprozesse

Schneller, flexibler, günstiger: Die Anforderungen in der Lebensmittelbranche steigen kontinuierlich. Vor diesem Hintergrund hat der Käsehersteller Alpenhain seine Planungs- und Kalkulationsprozesse komplett umstrukturiert und bildet diese vollständig integriert über sein ERP-System ab.

Wenn einer der großen Lebensmitteleinzelhändler die „Blau-weiße Woche“ ausruft, muss bei Alpenhain im oberbayerischen Lehen alles sehr schnell gehen. Damit dem betreffenden Lebensmitteleinzelhändler nicht während der laufenden Aktion der Obazda ausgeht, müssen nicht nur Maschinenkapazitäten und Personal bereitstehen, sondern auch Roh- und Veredelungsstoffe sowie Verpackungsmaterial in ausreichender Menge vorhanden sein. „Dank unserer IT-gestützten integrierten Unternehmensplanung laufen solche Prozesse bei uns heute reibungslos“, freut sich Johannes Urban, Leiter IT und Organisation bei Alpenhain. „Auch dann noch, wenn der Kunde kurzfristig Ware nachordert.“ Das war jedoch nicht immer so. „Noch vor ein paar Jahren kamen wir bei derartigen Aktionen öfter mal ins Schwitzen“, erinnert sich Urban.

Kein durchgängiges System

Das Traditionsunternehmen produziert seit mehr als 100 Jahren verschiedene Weich- und Backkäsesorten und beliefert damit Lebensmitteleinzelhandel, Großverbraucher und Gastronomie. Zwar arbeitet Alpenhain bereits seit 2006 mit der GUS-OS Suite – einem ERP-System der GUS Group – nutzte aber bis dato nur einen Teil der Funktionen. So wurde beispielsweise die Absatz- und Aktionsplanung noch nicht über die Standardsoftware abgebildet. Die Mitarbeiter erfassten die entsprechenden Informationen stattdessen in Excel-Tabellen und übergaben die Daten erst später an die Produktionsplanung und -steuerung (PPS) im ERP-System. Eine integrierte und prozessübergreifende Planung war damit nur bedingt möglich. „Nicht selten mussten wir unsere Produktion dann recht kurzfristig umstellen“, erzählt Urban. Die Folgen: Hohe Rüstaufwände für die Maschinen, eine unausgewogene Bestandssituation und teilweise schlechte Einkaufskonditionen.

Hoher Administrationsaufwand

Ein weiteres Manko: Das separate Controllingsystem, das nicht in die ERP-Anwendung integriert war. „Wir hatten bis vor kurzem noch über 50 Schnittstellen zwischen dem externen Controllingsystem und unserer ERP-Anwendung“, erklärt Urban. „Um diese Applikation betreiben zu können, mussten wir wesentliche Unternehmensdaten redundant vorhalten.“ Neben diesen technischen Hürden, die zu einem hohen administrativen Aufwand führten, hemmte die dezentrale Struktur die gesamten Controlling- und Finanzplanungsaktivitäten im Unternehmen. Durch die Offline-Kalkulation standen meistens keine korrekten Daten zur Verfügung, entsprechend ungenau war auch die Kalkulations- und Ergebnisrechnung.

Mehr als nur IT

Vor diesem Hintergrund entschied sich Alpenhain, die GUS-OS Suite auch für die Absatzplanung sowie das Controlling und die Finanzplanung zu nutzen. Dazu stellte Alpenhain zusammen mit den Beratern der GUS-Group zunächst seine komplette interne Supply Chain sowie sämtliche Kalkulations- und Budgetierungsprozesse auf den Prüfstand. Nach einer umfangreichen Analyse der wesentlichen Abläufe und Tools startete das Projektteam mit einer Reihe von Workshops. Dort definierte es zunächst konkrete Ziele und Erfolgsindikatoren, bevor die großen Teilprojekte Forecast, Beschaffung- und Produktionsplanung sowie Kalkulation und Integrierte Finanzplanung in Angriff genommen wurden.

„Im Prinzip war das ganze Vorhaben ein klassisches Change Management Projekt, bei dem wir Teilbereiche unserer Planung und Kalkulation komplett umgestellt haben“, erklärt Anton Hollerieth, Leiter Finanzen und Controlling bei Alpenhain. „Dabei war zunächst viel konzeptionelle Arbeit notwendig. Hier hat uns die umfangreiche Fach- und Branchenkompetenz der GUS-Berater sehr geholfen.“ Markus Gehrmann, Leiter Corporate Consulting bei der GUS-Group, ergänzt: „Wir beobachten aktuelle Trends und zukünftige Herausforderungen in der Branche der Fast Moving Consumer Goods sehr genau und entwickeln entsprechende Unternehmenslösungen. Zusätzlich profitieren unsere Kunden davon, dass viele unserer Berater früher selbst in der Konsumgüterindustrie tätig waren und daher auch bei der betriebswirtschaftlichen Konzeption und organisatorischen Umsetzung der Lösungen beratend zur Seite stehen.“

Intelligente Steuerung ermöglicht Reduzierung des Working Capitals

Die Arbeit hat sich gelohnt: Statt mit mehreren dezentralen Systemen arbeitet Alpenhain heute unternehmensweit mit einem integrierten Planungs- und Steuerungssystem auf Grundlage einer einheitlichen Datenbasis. Um dies auch organisatorisch abzubilden, wurde beim Käseproduzenten dazu eigens ein Organisationsbereich für die Abwicklung der internen Supply Chain etabliert. Statt auf Excel-Listen setzt Alpenhain heute auf eine kontinuierliche (rollierende) Absatzplanung im ERP-System, welche sowohl die mittelfristige als auch die kurzfristige Absatzerwartung, inklusive der Aktionsmengen umfasst. Die Absatzplanung ist sowohl organisatorisch als auch IT-seitig direkt mit der Produktions- und Beschaffungsplanung verknüpft.

„Durch die intelligente Steuerung der internen Abläufe konnten wir unsere Lieferfähigkeit weiter verbessern und dabei gleichzeitig unsere Bestände und somit auch unser Working Capital reduzieren“, fasst Hollerieth zusammen. „Zudem liefert uns die verbesserte Absatzplanung heute eine fundierte Basis für unsere Produktions- und Beschaffungsplanung. In der Folge haben sich Produktivität und Materialausbeute erkennbar erhöht, Materialkosten und Rüstaufwände sind gesunken.“

Proaktives Erlösmanagement

Durch das integrierte Zusammenspiel der einzelnen ERP-Module hat Alpenhain heute auch die Möglichkeit, Auswirkungen von Preisschwankungen bei Roh- oder Veredelungsstoffen zu simulieren, diese fortlaufend zu kalkulieren und so rechtzeitig entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Durch eine kontinuierliche Nachkalkulation von Produktionsaufträgen kann der Käsehersteller zudem die Entwicklung weiterer wesentlicher Parameter für die Angebots- und Plankalkulation permanent überwachen und schafft so die Grundlage für ein proaktives Erlösmanagement.

„Eine kleine Revolution“ Heute verfügt Alpenhain über ein unternehmensweites, integrales System, das sich über die Bereiche Absatzplanung und Beschaffungsplanung, Warenwirtschaft, Produktionsplanung und Produktion sowie Controlling und Finanzbuchhaltung erstreckt. „Das Projekt hat sich in jedem Fall gelohnt“, resümiert Urban. „Wir können heute deutlich besser mit Aktionen oder Preisschwankungen bei Rohstoffen umgehen.“ Er gibt allerdings zu bedenken: „Ein solches Change-Management-Projekt ist eine kleine interne Revolution, die sich unserer Erfahrung nach nur mit voller Rückendeckung durch die Geschäftsleitung realisieren lässt.“

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