Elektronische Archivierung richtet sich nach den Bestimmungen, die auch für die Papierform gelten, wenn nichts anderes vorgegeben ist. So müssen etwa die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOBS) eingehalten werden. Damit wird die elektronische Archivierung für Unternehmen zu einer Option, um in vielen Bereichen zu einer effektiveren Lösung zu kommen, jedoch nicht zu einem Zwang zur IT-Investition.
Sinnvoll ist die elektronische Archivierung zum Beispiel dann, wenn sie große Mengen an Originaldokumenten ressourcenschonend speichert und verwaltet, so dass das Gros der Originale vernichtet werden kann. Dies ist meistens durchaus erlaubt. Nur wenige Rechtsbereiche fordern die Vorlage von Originaldokumenten (z. B. Testamente).
Effizient ist es auch, wenn für die Archivierung dieselbe Speicherumgebung eingesetzt werden kann, auf die etwa die eigene Buchhaltung zurückgreift. Der Aufbau einer separaten Speicher-Infrastruktur zum Beispiel auf optischer Basis ist nicht notwendig. Der Gesetzgeber verlangt nämlich in der Regel keine Speicherung auf unveränderbaren Datenträgern.
Bei der Archivierung von E-Mails ist der Gesetzgeber ebenfalls erheblich flexibler als oft angenommen, so dass sich eine generelle Pflicht zur umfassenden E-Mail-Aufbewahrung nicht ableiten lässt. Aufbewahrt werden müssen Schreiben, die als Belege wichtig sind wie Angebote, Rechnungen oder ähnliches. Dabei ist die Form freigestellt. Eine explizite elektronische Archivierung wird selten ausdrücklich gefordert. Ein Beispiel für die Ausnahme sind die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU).
Für Unternehmen, die beim Thema Archivierung entsprechend pragmatisch vorgehen wollen, empfiehlt sich ein Blick auf GUS-OS Archiv: Die Lösung erlaubt auf Papier-Originaldokumente so weit zu verzichten, wie es der Gesetzgeber erlaubt. Der Zugriff aus dem Archiv erfolgt dabei nie auf die gespeicherten elektronischen Originale. Die sind so vor Veränderungen geschützt.
Die eingescannten Dokumente zeigt das System zusammen mit den GUS-OS Funktionen auf einem geteilten Bildschirm (Split-Screen) an. So kann Dokumenteneinsicht und Bearbeitung des Geschäftsprozesses parallel erfolgen. Das minimiert Fehler, steigert die Produktivität und spart Lagerfläche, da nur noch wenige Unterlagen als Papierakten archiviert werden müssen.
Effizient geht die Lösung auch mit der elektronischen Lagerfläche um. Da das Archivsystem vollständig mit GUS-OS ERP integriert ist, erfolgt eine zentrale Datenspeicherung, egal wo die Daten in der GUS-OS Welt anfallen. Notwendige Informationen stehen entsprechend den gerade aktuellen Arbeitsabläufen (Workflows) zur Verfügung, praxisgerecht und transparent.
E-Mails, die wirklich wichtig sind und aufbewahrt werden müssen, speichert GUS-OS Archiv wie die übrigen Druckausgaben von GUS-OS Anwendungen als PDF-Dateien. Die Daten werden dabei automatisch indexiert. Dies sorgt für ein sicheres Auffinden und eine geringe Belastung der Datenbank. Auch werden die ERP-Prozesse der vollintegrierten Lösung durch die Archivierung nicht beeinflusst. GUS-OS Archiv vereinigt so die sinnvollen Vorteile elektronischer Speicherung – Reduzierung der Papierablage, schnelles Finden der Dokumente, Sicherheit, Transparenz und Erleichterung der Arbeitsschritte – mit überlegtem und pragmatischem Einsatz der Technik.
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(eNEWS 17/08, 16.12.2008, Bild: gettyimages)
